Quản lý công việc hiệu quả - Các phương pháp quản lý công việc

Bạn có từng nghe người khác kêu ca hay chính bạn cũng từng than vãn: “Ước gì mỗi ngày có 48 tiếng để có thể làm thêm được nhiều việc và có thêm thời gian nghỉ ngơi!” Hiện nay đa số mọi người đều trong tình trạng gặp stress vì luôn ngập đầu với hàng tá công việc mà vẫn không thể đạt kết quả tốt,  phổ biến nhất  là đối với các quản lý, trưởng nhóm. Nguyên nhân gốc rể cho việc này đó phương pháp quản lý công việc thiếu khoa học.

1. Bạn hãy xem mình có gặp phải những biểu hiện dưới đây?

• Cảm thấy mình có quá nhiều công việc cần làm ngay
• Không nhớ mình đã làm được những việc gì và cần làm những việc gì
• Làm nhiều việc cùng lúc nhưng phần lớn dở dang
• Có quá nhiều công việc vượt quá thời hạn
• Có ít thời gian để nghỉ ngơi và luôn trong trạng thái mệt mỏi
• Hiệu suất công việc ngày càng kém và không như mong đợi

Nếu gặp một trong số các biểu hiện trên thì hãy đề phòng trước khi mọi việc trở nên ngày càng tệ hơn. Còn nếu bạn gặp những tất cả các “triệu chứng” trên thì cách quản lý công việc của bạn đang trong tình trạng cảnh báo, bạn cần “điều trị” ngay lập tức.

2. Nguyên nhân nào dẫn tới Quản lý công việc chưa hiệu quả trong doanh nghiệp

•    Không lập kế hoạch quản lý công việc

Không liệt kê ra các công việc cần làm thì sẽ giống  như đi picnic mà không đem theo bản đồ và đồ dùng vậy. Bạn sẽ không thể nhớ hết những công việc mình cần làm mà không liệt kê ra được đâu!

•  Không thiết lập mục tiêu công việc cụ thể

Điều này cũng giống như bạn đi trên đường, bạn biết nơi mình đến nhưng lại không biết cách đi như thế nào đến đó. Dẫn đến việc bạn sẽ tốn nhiều thời gian để tìm hướng đi.

•  Sắp xếp, ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng

Một trong những vấn đề phổ biến là chúng ta thường không sắp xếp công việc theo các mức độ quan trọng. Bạn thường làm cùng lúc nhiều công việc và cuối cùng là việc nào cũng dang dở khi đã đến thời hạn.

•  Không đo lường kết quả công việc

Đây là lỗi thường gặp, bạn hiếm khi kiểm tra xem tiến độ làm việc của mình ở từng giai đoạn. Vì thế bạn có thể gặp trường hợp gần hết thời hạn mà công việc thì chưa làm được một nửa.

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn "Đắc nhân tâm" từng viết rằng: "Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn 'sẽ' là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Như vậy, nhờ có những bản kế hoạch phù hợp, mỗi cá nhân chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu cần đạt được.

3. Phương pháp quản lý công việc hiệu quả

•   Lập kế hoạch công việc cần thực hiện

 Lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có cách nhìn tổng quan về công việc. Bạn nên cần ghi chi tiết các công việc mà bạn cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng và năm. Điều này sẽ giúp bạn chủ động được công việc hơn cũng như điều chỉnh lại công việc để phù hợp với kế hoạch đặt ra và giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong quá trình thực hiện.

•  Thiết lập mục tiêu, công việc

Đặt mục tiêu cụ thể như vậy sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về hướng đi của mình và tạo động lực để đi đến đích, hơn nữa điều này sẽ giúp cho việc đo lường thuận lợi hơn. Bạn sẽ biết được thực tế bạn đạt được bao nhiêu % so với mục tiêu đề ra. Khi  bạn đặt các mục tiêu cho mình hoặc cho nhân viên cần tuân thủ cách thiết lập mục tiêu SMART (Mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn) sẽ giúp bạn hướng đến mục tiêu nhanh hơn.

•  Sắp xếp, ưu tiên công việc

Trong danh sách các công việc bạn đề ra, cần xác định mức độ quan trọng của mỗi việc. Sau đó thực hiện công việc theo mức độ ưu tiên đó. Có rất nhiều công cụ để thực hiện bước này, tuy nhiên hiện nay mô hình quản lý công việc theo Kanban đang rất phổ biến do sự đơn giản và hiệu quả của nó mang lại.

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản: công việc của bạn sẽ được chia thành 3 nhóm: TO DO (kế hoạch), DOING ( đang làm), DONE (hoàn thành). Khi có việc cần làm bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào To do (nên ghi thời điểm cần bắt đầu)

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing (nên ghi ngày bắt đầu và thời hạn làm). Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done (nên ghi thời điểm hoàn thành).

Với cách làm này bạn sẽ giải quyết công việc một cách trôi chảy, không chồng chéo nhiều công việc với nhau mà vẫn đảm bảo được thời hạn hoàn thành.

•   Chia sẻ công việc với người khác

Đây là một cách giảm tải công việc khi bạn có quá nhiều việc cần giải quyết. Tuy nhiên bạn cần trao đổi và truyền đạt về phương pháp cũng như mục tiêu để đảm bảo đồng nghiệp hiểu, đồng thời bạn cần kiểm tra tiến độ và giám sát thường xuyên đội nhóm của mình trên những công việc bạn chia sẻ. 

•   Kiểm tra tiến độ và đo lường thường xuyên

Trong quá trình làm việc, bạn nên kiểm tra xem công việc mình thực hiện có theo đúng tiến độ đề ra không, có quá chậm hay quá nhanh không để kịp thời điều chỉnh. Đồng thời rút ra kết luận với quy trình và tiến độ thực hiện như thế kết quả đạt được có tốt không, có đạt được mục tiêu đề ra không để điều chỉnh kịp thời. Hơn nữa, thay vì trông chờ vào người khác, hãy tự khích lệ bản thân để hoàn thành các mục tiêu, công việc tốt hơn.

Trên đây là 5 bước để thực hiện việc quản lý công việc, giúp bạn cân bằng cuộc sống hằng ngày và công việc trong doanh nghiệp. Hãy biết sắp xếp công việc hợp lý, chúng ta sẽ có nhiều thời gian để tận hưởng cuộc sống hơn.

Thấu hiểu điều đó, phần mềm quản lý công việc iHCM tạo nên một công cụ quản lý công việc hữu hiệu để giúp doanh nghiệp có thể thiết lập, giám sát và theo dõi công việc của nhân viên một cách khoa học.

Phần mềm quản lý công việc iHCM

1. Quản lý mục tiêu công việc theo dạng Kanban

 a. Quản lý mục tiêu theo Kanban                 

•  Tổng % hoàn thành
• Trạng thái tiến độ
•   Mức độ hoàn thành
• Số lượng mục tiêu

Trên màn hình mục tiêu Kanban, nhà quản lý có thể giám sát việc hoàn thành mục tiêu của nhiều nhân viên, mục tiêu mỗi nhân viên được thể hiện trên một dòng dưới dạng thẻ, thông tin mục tiêu được thể hiện ngay trong thẻ.

b. Quản lý công việc theo Kanban

•  Số lượng công việc
•  Số giờ thực hiện
•  Trạng thái tiến độ
• Mức độ hoàn thành
• Mức độ quan trọng

Tương tự như trên, các công việc của nhiều nhân viên được thể hiện trong các thẻ, công việc của mỗi nhận viên được hiển thị trên một dòng. Như vậy, chỉ cần nhì qua bảng này, nhà quản lý có thể xác định được ngay những công việc liên quan tới từng cá nhân mà mình cần tập trung theo sát trước khi xem chi tiết từng công việc của nhân viên dưới quyền.

2. Quản lý công việc theo dạng lịch

a. Quản lý mục tiêu theo dạng lịch  

·         Tổng % hoàn thành
·         Trạng thái tiến độ: Quá hạn, nguy cấp, cảnh báo, cần chú ý, đúng tiến độ hoàn thành
·         Xem mục tiêu theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm
·         Đặt lịch nhắc nhở cho từng mục tiêu
Với cách nhìn mục tiêu theo dạng lịch sẽ giúp nhà lãnh đạo theo dõi cả nhóm dễ dàng theo thời gian, để từ đó có những điều chỉnh mục tiêu phù hợp cho từng nhân viên.

b. Quản lý công việc theo dạng lịch                   

·         Số lượng công việc

·         Số giờ thực hiện
·         Trạng thái tiến độ
·         Mức độ hoàn thành
·         Mức độ quan trọng
·         Người phối hợp thực hiện công việc
·         Xem công việc theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm
·         Đặt lịch nhắc nhở cho từng công việc

Với dạng lịch công việc nhóm sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý, hay chính bản thân nhân viên sẽ xem xét công việc dễ dàng hơn khi có nhiều lựa chọn cho nhiều cách nhìn công việc.

3. Tương tác công việc trên di động và email

iHCM cho phép người dùng tùy chỉnh thiết lập thông báo thông tin theo nhu cầu sử dụng.

•      Khi người xung quanh có phản hồi cho công việc: Thông báo theo thời gian thực qua máy di động.
•           Khi người xung quanh có mục tiêu mới: Thông báo 1 ngày một lần vào 8h sáng qua email.
•      Tích hợp trực tiếp với hệ thống email nhằm giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và tương tác thuận tiện hơn.

    Để biết thêm thông tin, Quý khách hàng vui lòng liên hệ

         Hotline: 097 102 3311   | Email: ihcmsales@hyperlogy.com | www.ihcm.vn