Quản lý công việc hiệu quả - Các phương pháp quản lý công việc

Bạn có từng nghe người khác kêu ca hay chính bạn cũng từng than vãn: “Ước gì mỗi ngày có 48 tiếng để có thể làm thêm được nhiều việc và có thêm thời gian nghỉ ngơi!” Hiện nay đa số mọi người đều trong tình trạng gặp stress vì luôn ngập đầu với hàng tá công việc mà vẫn không thể đạt kết quả tốt,  phổ biến nhất  là đối với các quản lý, trưởng nhóm. Nguyên nhân gốc rể cho việc này đó phương pháp quản lý công việc thiếu khoa học.

1. Bạn hãy xem mình có gặp phải những biểu hiện dưới đây?

• Cảm thấy mình có quá nhiều công việc cần làm ngay
• Không nhớ mình đã làm được những việc gì và cần làm những việc gì
• Làm nhiều việc cùng lúc nhưng phần lớn dở dang
• Có quá nhiều công việc vượt quá thời hạn
• Có ít thời gian để nghỉ ngơi và luôn trong trạng thái mệt mỏi
• Hiệu suất công việc ngày càng kém và không như mong đợi

Nếu gặp một trong số các biểu hiện trên thì hãy đề phòng trước khi mọi việc trở nên ngày càng tệ hơn. Còn nếu bạn gặp những tất cả các “triệu chứng” trên thì cách quản lý công việc của bạn đang trong tình trạng cảnh báo, bạn cần “điều trị” ngay lập tức.

2. Nguyên nhân nào dẫn tới Quản lý công việc chưa hiệu quả trong doanh nghiệp

•    Không lập kế hoạch quản lý công việc

Không liệt kê ra các công việc cần làm thì sẽ giống  như đi picnic mà không đem theo bản đồ và đồ dùng vậy. Bạn sẽ không thể nhớ hết những công việc mình cần làm mà không liệt kê ra được đâu!

•  Không thiết lập mục tiêu công việc cụ thể

Điều này cũng giống như bạn đi trên đường, bạn biết nơi mình đến nhưng lại không biết cách đi như thế nào đến đó. Dẫn đến việc bạn sẽ tốn nhiều thời gian để tìm hướng đi.

•  Sắp xếp, ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng

Một trong những vấn đề phổ biến là chúng ta thường không sắp xếp công việc theo các mức độ quan trọng. Bạn thường làm cùng lúc nhiều công việc và cuối cùng là việc nào cũng dang dở khi đã đến thời hạn.

•  Không đo lường kết quả công việc

Đây là lỗi thường gặp, bạn hiếm khi kiểm tra xem tiến độ làm việc của mình ở từng giai đoạn. Vì thế bạn có thể gặp trường hợp gần hết thời hạn mà công việc thì chưa làm được một nửa.

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn "Đắc nhân tâm" từng viết rằng: "Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn 'sẽ' là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Như vậy, nhờ có những bản kế hoạch phù hợp, mỗi cá nhân chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu cần đạt được.

3. Phương pháp quản lý công việc hiệu quả

•   Lập kế hoạch công việc cần thực hiện

 Lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có cách nhìn tổng quan về công việc. Bạn nên cần ghi chi tiết các công việc mà bạn cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng và năm. Điều này sẽ giúp bạn chủ động được công việc hơn cũng như điều chỉnh lại công việc để phù hợp với kế hoạch đặt ra và giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong quá trình thực hiện.

•  Thiết lập mục tiêu, công việc

Đặt mục tiêu cụ thể như vậy sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về hướng đi của mình và tạo động lực để đi đến đích, hơn nữa điều này sẽ giúp cho việc đo lường thuận lợi hơn. Bạn sẽ biết được thực tế bạn đạt được bao nhiêu % so với mục tiêu đề ra. Khi  bạn đặt các mục tiêu cho mình hoặc cho nhân viên cần tuân thủ cách thiết lập mục tiêu SMART (Mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn) sẽ giúp bạn hướng đến mục tiêu nhanh hơn.

•  Sắp xếp, ưu tiên công việc

Trong danh sách các công việc bạn đề ra, cần xác định mức độ quan trọng của mỗi việc. Sau đó thực hiện công việc theo mức độ ưu tiên đó. Có rất nhiều công cụ để thực hiện bước này, tuy nhiên hiện nay mô hình quản lý công việc theo Kanban đang rất phổ biến do sự đơn giản và hiệu quả của nó mang lại.

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản: công việc của bạn sẽ được chia thành 3 nhóm: TO DO (kế hoạch), DOING ( đang làm), DONE (hoàn thành). Khi có việc cần làm bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào To do (nên ghi thời điểm cần bắt đầu)

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing (nên ghi ngày bắt đầu và thời hạn làm). Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done (nên ghi thời điểm hoàn thành).

Với cách làm này bạn sẽ giải quyết công việc một cách trôi chảy, không chồng chéo nhiều công việc với nhau mà vẫn đảm bảo được thời hạn hoàn thành.

•   Chia sẻ công việc với người khác

Đây là một cách giảm tải công việc khi bạn có quá nhiều việc cần giải quyết. Tuy nhiên bạn cần trao đổi và truyền đạt về phương pháp cũng như mục tiêu để đảm bảo đồng nghiệp hiểu, đồng thời bạn cần kiểm tra tiến độ và giám sát thường xuyên đội nhóm của mình trên những công việc bạn chia sẻ. 

•   Kiểm tra tiến độ và đo lường thường xuyên

Trong quá trình làm việc, bạn nên kiểm tra xem công việc mình thực hiện có theo đúng tiến độ đề ra không, có quá chậm hay quá nhanh không để kịp thời điều chỉnh. Đồng thời rút ra kết luận với quy trình và tiến độ thực hiện như thế kết quả đạt được có tốt không, có đạt được mục tiêu đề ra không để điều chỉnh kịp thời. Hơn nữa, thay vì trông chờ vào người khác, hãy tự khích lệ bản thân để hoàn thành các mục tiêu, công việc tốt hơn.

Trên đây là 5 bước để thực hiện việc quản lý công việc, giúp bạn cân bằng cuộc sống hằng ngày và công việc trong doanh nghiệp. Hãy biết sắp xếp công việc hợp lý, chúng ta sẽ có nhiều thời gian để tận hưởng cuộc sống hơn.

Thấu hiểu điều đó, phần mềm quản lý công việc iHCM tạo nên một công cụ quản lý công việc hữu hiệu để giúp doanh nghiệp có thể thiết lập, giám sát và theo dõi công việc của nhân viên một cách khoa học.

Phần mềm quản lý công việc iHCM

1. Quản lý mục tiêu công việc theo dạng Kanban

 a. Quản lý mục tiêu theo Kanban                 

•  Tổng % hoàn thành
• Trạng thái tiến độ
•   Mức độ hoàn thành
• Số lượng mục tiêu

Trên màn hình mục tiêu Kanban, nhà quản lý có thể giám sát việc hoàn thành mục tiêu của nhiều nhân viên, mục tiêu mỗi nhân viên được thể hiện trên một dòng dưới dạng thẻ, thông tin mục tiêu được thể hiện ngay trong thẻ.

b. Quản lý công việc theo Kanban

•  Số lượng công việc
•  Số giờ thực hiện
•  Trạng thái tiến độ
• Mức độ hoàn thành
• Mức độ quan trọng

Tương tự như trên, các công việc của nhiều nhân viên được thể hiện trong các thẻ, công việc của mỗi nhận viên được hiển thị trên một dòng. Như vậy, chỉ cần nhì qua bảng này, nhà quản lý có thể xác định được ngay những công việc liên quan tới từng cá nhân mà mình cần tập trung theo sát trước khi xem chi tiết từng công việc của nhân viên dưới quyền.

2. Quản lý công việc theo dạng lịch

a. Quản lý mục tiêu theo dạng lịch  

·         Tổng % hoàn thành
·         Trạng thái tiến độ: Quá hạn, nguy cấp, cảnh báo, cần chú ý, đúng tiến độ hoàn thành
·         Xem mục tiêu theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm
·         Đặt lịch nhắc nhở cho từng mục tiêu
Với cách nhìn mục tiêu theo dạng lịch sẽ giúp nhà lãnh đạo theo dõi cả nhóm dễ dàng theo thời gian, để từ đó có những điều chỉnh mục tiêu phù hợp cho từng nhân viên.

b. Quản lý công việc theo dạng lịch                   

·         Số lượng công việc

·         Số giờ thực hiện
·         Trạng thái tiến độ
·         Mức độ hoàn thành
·         Mức độ quan trọng
·         Người phối hợp thực hiện công việc
·         Xem công việc theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm
·         Đặt lịch nhắc nhở cho từng công việc

Với dạng lịch công việc nhóm sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý, hay chính bản thân nhân viên sẽ xem xét công việc dễ dàng hơn khi có nhiều lựa chọn cho nhiều cách nhìn công việc.

3. Tương tác công việc trên di động và email

iHCM cho phép người dùng tùy chỉnh thiết lập thông báo thông tin theo nhu cầu sử dụng.

•      Khi người xung quanh có phản hồi cho công việc: Thông báo theo thời gian thực qua máy di động.
•           Khi người xung quanh có mục tiêu mới: Thông báo 1 ngày một lần vào 8h sáng qua email.
•      Tích hợp trực tiếp với hệ thống email nhằm giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và tương tác thuận tiện hơn.

    Để biết thêm thông tin, Quý khách hàng vui lòng liên hệ

         Hotline: 097 102 3311   | Email: ihcmsales@hyperlogy.com | www.ihcm.vn

Quản trị theo mục tiêu MBO SMART theo cách Google, Apple, Microsoft

Quản trị theo mục tiêu MBO Smart là phương thức quản trị tiên tiến được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới như Google, Apple, Metro Cash & Carry tin dùng.

Quản trị theo mục tiêu MBO Smart có từ đâu?

Quản trị theo mục tiêu, phương thức quản trị tiến tiến này đã được Peter Drucker đưa vào trong cuốn sách Thực hành quản trị. Hiện tại có rất nhiều cách gọi khác nhau từ MBO (Management by Objective - Quản trị theo mục tiêu) như MBP (Quản trị theo quy trình – Management by Process), OKR (Quản trị theo mục tiêu, kết quản then chốt - Objectives and Key Results). Mặc dù có rất nhiều cách gọi khác nhau nhưng về bản chất là giống nhau về cách quản trị. Cách quản trị theo mục tiêu được áp dụng cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh để nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp.

Quản trị theo mục tiêu Smart là gì? 

Quản trị theo mục tiêu MBO là phương pháp quản trị trong đó lãnh đạo, quản lý và nhân viên cùng tham gia thiết lập mục tiêu. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát. 

Bản chất của quản trị theo mục tiêu là thiết lập, liên kết mục tiêu cùng với các hành động hướng tới mục tiêu của mọi nhân viên trong công ty. Một phần quan trọng của quản lý theo mục tiêu là đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn. Lý tưởng nhất là nhân viên được tham gia thiết lập mục tiêu và lựa chọn các chương trình hành động, họ sẽ có nhiều khả năng thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.

Lợi ích của Quản trị theo mục tiêu SMART

• Quản trị theo mục tiêu MBO giúp cho nhà lãnh đạo tạo môi trường văn hóa hướng đến mục tiêu trong doanh nghiệp 
• MBO giúp gắn kết mục tiêu của doanh nghiệp đến nhân viên, tạo ra sự nhiệt tình và trách nhiệm của các thành viên trong doanh nghiệp 
• Mọi nhân viên trong doanh nghiệp/tổ chức đều có cơ hội đóng góp ý kiến, sáng tạo, cải tiến để xây dựng tập thể vững mạnh hơn. 
• Hơn nữa hỗ trợ nhân viên kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu, giúp lãnh đạo, quản lý điều hướng và phân bổ lại mục tiêu sao cho hợp lý. 
• Đo lường hiệu quả của mục tiêu qua đó đánh giá chính xác và khoa học kết quả làm việc của nhân viên 

Quản trị theo mục tiêu MBO phải đảm bảo nguyên tắc mục tiêu SMART

• Specific: cụ thể, chi tiết 

Khi bạn đặt ra mục tiêu trong tương lai, hãy chỉ ra được mục tiêu đó là gì. Ví dụ trong 3 năm nữa bạn sẽ là Giám đốc kinh doanh hay đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ chiếm 35% thị phần, hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 40% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố gắng bao nhiêu để đạt mục tiêu

• Measurable: đo lường được 

Không có mục tiêu nào đặt ra mà không tìm cách đo lường nó. Nếu không có phương pháp đo lường, hẳn bạn sẽ không biết mục tiêu của bạn sẽ đến đâu. Thay vì “trả lời thư của khách hàng ngay khi tiếp nhận yêu cầu” mà hãy chỉ rằng “phản hồi của khách hàng sẽ được thực hiên trong vòng 08 giờ làm việc.

• Achievable: Đạt được 

Đừng đặt mục tiêu vượt quá giới hạn của bạn cần thiết lập mục tiêu vừa sức và có thể đạt được. 

• Realistics: thực tế 

Mục tiêu của bạn là mở rộng thêm thị trường mới nhưng nguồn lực về con người và tài chính chưa đủ, không có chiến lược marketing và tìm hiểu thị trường mới thì bạn đừng nên nghĩ đến việc mở rộng thị trường làm gì, mà thay vào đó tập trung nguồn lực vào những mục tiêu trong khả năng của bạn. 

• Timebound: có thời hạn 

Đừng đặt ra một mục tiêu hay công việc mà không có thời hạn. Thời hạn chính là điểm mốc để chúng ta biết kết quả mình có hoàn thành được không. Thời hạn mục tiêu hợp lý giúp bạn vừa đạt mục tiêu lại vừa điều chỉnh được mục tiêu này với mục tiêu khác.

Quá trình quản trị theo mục tiêu nên trải qua những bước sau

• Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức 
• Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng 
• Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ 
• Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận 
• Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu 
• Thực hiện kế hoạch 
• Đánh giá việc thực hiện mục tiêu 
• Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu 

Phần mềm Quản lý mục tiêu iHCM

Sỡ dĩ các hãng như Google, Apple, Microsoft thành công hàng đầu thế giới như vậy là nhờ vào cách quản trị theo mục tiêu trong doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng của Quản trị mục tiêu, Hyperlogy mang đến cho doanh nghiệp Phần mềm quản lý mục tiêu và công việc iHCM.

iHCM áp dụng theo các lý thuyết quản trị hiện đại như quản lý mục tiêu MBO, KPI, công việc. iHCM quản lý hiệu suất theo 03 bước:

1. Hoạch định và thiết lập mục tiêu

Bản đồ mục tiêu trong doanh nghiệp 

2. Theo dõi và giám sát mục tiêu

Tương tác giữa các nhân viên 

Tiến độ mục tiêu công việc của cá nhân và nhóm

3. Đo lường & đánh giá mục tiêu 

Bản đánh giá nhân viên

Để biết thêm thông tin, Quý khách hàng vui lòng liên hệ

         Hotline: 097 102 3311   | Email: ihcmsales@hyperlogy.com | www.ihcm.vn

Hệ thống Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực iHCM

Nhân sự luôn được xem là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại trong doanh nghiệp. Với quy trình quản lý hiệu suất, nhiều doanh nghiệp dễ dàng tìm thấy nhân viên tiềm năng, tận tâm với công việc; tuy nhiên cũng có doanh nghiệp không tận dụng hết nguồn nhân lực mà mình có, thời gian và sự nỗ lực của nhân viên bị lãng phí vào những công việc không sinh lợi nhuận, ảnh hưởng lớn tới tăng trưởng kinh tế trong doanh nghiệp.

Nhà lãnh đạo đều hiểu được tầm quan trọng của nhân lực trong chiến lược xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải làm cách nào để tối ưu hóa được hiệu suất làm việc của nhân viên, quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả? Có công cụ nào giúp được các nhà quản lý trong quá trình này? 

iHCM - Giải pháp tối ưu nâng tầm doanh nghiệp

Thấu hiểu kỳ vọng của các nhà lãnh đạo đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp mình đồng thời bám sát nhu cầu thực tế của thị trường nhân sự Việt Nam.  Hyperlogy đã cho ra đời "Hệ thống quản trị nguồn nhân lực iHCM", là hệ thống quản trị nguồn nhân lực đầu tiên theo xu hướng hiện đại do Việt Nam phát triển với nhiều ứng dụng hữu ích giúp các nhà lãnh đạo hoạch định quản trị nhân lực khoa học nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Xu hướng quản trị nhân lực hiện đại mà iHCM áp dụng đã được nhiều nước tiên tiến trên thế giới sử dụng trước đó để quản trị và phát triển nguồn nhân lực, xây dựng những quy trình chuẩn, giảm bớt thủ tục hành chính, tập trung hướng tới đạt những mục tiêu trong doanh nghiệp.

Quản trị nhân lực chính là Quản trị doanh nghiệp

Vậy điều gì tạo nên một iHCM khác biệt với những phần mềm quản lý nhân sự đang có mặt trên thị trường? iHCM mang đến một giải pháp quản trị nhân lực toàn diện, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. iHCM không chỉ dành cho tổ chức/doanh nghiệp lớn (Phiên bản enterprise) mà doanh nghiệp vừa và nhỏ (Phiên bản standard) đều có thể sử dụng phần mềm quản trị nhân sự iHCM với 11 modules xuyên suốt trong hệ thống bao gồm  trung tâm nhân lực, mục tiêu & công việc, đánh giá, tuyển dụng, hội nhập, lương thưởng,phát triển nghề nghiệp, học tập & chia sẻ tri thức, cộng tác, phân tích nhân lực và kế hoạch nhân lực để đảm bảo hệ thống quản lý trơn tru hơn. 

Với hệ thống quản trị nguồn nhân lực iHCM, quản trị nhân lực chính là quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để biết rõ thêm thông tin về hệ thống iHCM, Quý khách hàng xem  tại sao lựa chọn iHCM?.

Để biết thêm thông tin, Quý khách hàng vui lòng liên hệ

         Hotline: 097 102 3311   | Email: ihcmsales@hyperlogy.com | www.ihcm.vn